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Organizzare i biglietti da visita per la gestione dei contatti efficace

Ora che hai avuto colorato nuovi biglietti da visita stampati, e hanno provveduto a distribuire diligentemente, che cosa fare con le carte che raccogliamo da altre persone? Se siete come la maggior parte della gente, si ha una pila di carte a banda gomma galleggianti intorno a voi scrivania. Oppure sei stato li utilizzano come segnalibri, stuzzicadenti, e gli involucri di gomma utilizzata e sono tutti sopra il vostro ufficio, auto, portafogli e la borsa? ma che non aiuta a costruire il vostro business.

Senza un buon sistema di archiviazione, le informazioni su quelle carte è inutile. Quindi, pulire la scrivania e sviluppare un sistema per definire le priorità, organizzare e dare seguito a questi contatti.

High-Tech o vecchia scuola? Ci sono due scelte per l'organizzazione di biglietti da visita:
Il modo tradizionale di tenerli in un file di carta
Il metodo contemporaneo di informazioni di contatto detenzione a un file del computer
Quando si torna da una riunione di rete o fiera, prima di fare qualsiasi altra cosa, aggiornare le informazioni di contatto. Classificare le carte che hai raccolto in ordine di importanza prima di metterli via. conduce separata caldo che potrebbero portare il vostro business, persone con le quali è sicuramente desidera follow-up, e di cui si desidera a portata di mano. Questo può includere le prospettive, la gente si farà riferimento ad altri, o che manderà rinvii a voi.

Non abbiate paura di buttare via le carte da persone che non verrà mai a contatto o riferimento. Puoi file conduce a freddo da qualche altra parte o gettarli nel cestino.
Conosci il tuo ABZ's ...

Come alfabetizzare e file tue carte dipende da voi. Decidere come ricordare le informazioni migliori, sia che si tratti di nomi di società, nomi di persone, o per categoria. Forse si sono meglio in grado di trovare informazioni se è organizzato dalla regione o dipartimento. Poi, li alfabetizzare appropriato.

Si potrebbe anche file per data o per l'evento dove avete incontrato la persona. Basta scegliere una via e bastone ad esso. Per esempio, alcuni file non in base al cognome e altri con ragione sociale, o che non avrete mai trovare ciò che stai cercando in un pizzico. Electronic = Portable e duplicabile
contattare archiviazione sul computer mantiene il vostro ufficio più ordinato ed è un passo in più verso l'ufficio senza carta, per la maggioranza delle persone, la ricerca su computer è più efficiente di frugando tra le carte di carta. In pochi secondi, è possibile eseguire una sorta e individuare i contatti da parte dell'azienda, nome, il nome del cane, data in cui hai incontrato, ecc Se si portano il lavoro a casa con voi, è facile da duplicare l'elenco dei contatti, piuttosto che trasportare il vostro intero schedario con voi.

Memorizzazione di informazioni è di tipo elettronico efficace anche per la creazione di mailing list e la stampa di etichette. Ma ricordate, backup, backup, backup. Ero un drogato di high-tech fino al mio disco fisso è caduto e non ho avuto un backup del mio database informatizzato. Buona cosa che ho allevato tali copie!
Esistono numerosi programmi sul mercato per organizzare le informazioni di contatto, come l'atto o Outlook. Ho messo tutte le mie informazioni in Microsoft Access.

Per un backup low-tech, io uso una scatola di plastica le schede con i divisori alfabetico, archiviazione mie carte per cognome. Anch'io preferisco usare maniche trasparenti per memorizzare i biglietti da visita, dal momento che ho quasi sempre file biglietti da visita, invece di scrivere a mano le informazioni su carte vergini. Le maniche sono un formato uniforme, mantenendo la scatola in ordine. Ma si può essere diverso - ogni sistema funzionerà, finché sono coerenti con esso.

Di mantenere o non mantenere?
Alcuni dicono che si dovrebbe tenere ogni biglietto da visita che tu abbia mai ricevuto, mentre altri pensano che si dovrebbe buttare via le carte che non userà mai. Con la rapidità di persone che si spostano in giro e cambio la società di oggi, mi buttare via le carte di contatti non sono stato in contatto con per tre anni. Da allora le loro informazioni di contatto ha sicuramente cambiato, quindi, anche se io volevo entrare in contatto con loro, non è probabile che lo farò.

Se si insiste sulla tenuta a vecchie informazioni, archiviare i biglietti da visita in un database separato o scatola della scheda. Da quando ho prendere appunti sul retro delle carte quando incontro la gente, ho sempre sapere la data di quando ho messo in contatto; nota anche a rinfrescarmi la memoria di persone che non sono stato in stretto contatto con.

Infine, ricordatevi di follow-up con i vostri contatti! Tenere un calendario e obiettivi per entrare in contatto con telefonate, e-mail o posta ordinaria. Periodicamente passare attraverso il sistema di archiviazione e di aggiornare o eliminare le informazioni vecchie. La ragione per archiviare queste informazioni è quello di tenersi in contatto con le persone - in modo da utilizzare il nuovo sistema di organizzazione per rimanere efficienti e la vostra azienda potrà prosperare!

24.09.2008. 04:17

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